Mobilis, family office
Trier 36 idées d’IA et construire la première sans exposer les données
Les équipes Stratégie et Finance de Mobilis AFM avaient listé 36 cas d’usage de l’IA, avec un usage de Copilot très inégal d’une personne à l’autre et des données très confidentielles. Koïno a audité ces cas processus par processus, a retenu avec l’équipe le reporting trimestriel comme premier chantier, à construire dans Microsoft Copilot sans sortir les données de l’environnement du client.
Par Maxence Morin, cofondateur de KoïnoPublié le Mis à jour le
En bref
Mobilis AFM, family office installé à Roubaix, travaille avec Koïno pour passer d’usages de l’IA dispersés à des processus outillés, dans ses équipes Stratégie et Finance. Koïno a audité les 36 cas d’usage listés par les équipes, rendu sept rapports, un par processus, et une feuille de route en trois phases. Le premier cas retenu, le reporting trimestriel, entre en construction dans Microsoft Copilot, sans quitter l’environnement Microsoft du client. Aucun gain n’est encore mesuré à ce stade.
La mission IA de Mobilis AFM associe un audit des processus des équipes Stratégie et Finance et la construction de premiers cas d’usage dans Microsoft Copilot, validés par l’informatique et la sécurité du family office.
Quel problème fallait-il résoudre chez Mobilis ?
Mobilis AFM est un family office installé à Roubaix. Ses équipes Stratégie et Finance suivent les participations, préparent la communication financière, la veille sectorielle et les documents destinés aux associés. Une grande partie de ce travail passe par Excel, PowerPoint et Word, avec des données éclatées entre SharePoint, un outil de tableaux de bord et les reportings reçus des entreprises, en PDF ou en Excel. Copilot était déployé, mais son usage variait beaucoup d’une personne à l’autre.
Les équipes avaient déjà listé 36 cas d’usage possibles. Il fallait choisir lesquels construire, et dans quel ordre, sans rien céder sur la qualité des documents remis aux associés. Le cadre de sécurité ajoutait une contrainte forte : des données très confidentielles, un environnement Microsoft hébergé en France, et un comité interne qui valide chaque outil d’IA avant tout usage.
Qu’a construit Koïno pour Mobilis ?
Koïno a commencé par le terrain : un atelier de découverte, des entretiens avec les responsables de chaque processus, puis l’audit critique des 36 cas d’usage. Sept rapports en sont sortis, un par processus (communication financière, communication aux associés, veille, débrief stratégique, valeur des parts, entre autres), avec le déroulé du travail, des éléments chiffrés et les opportunités classées en gains rapides, preuves de concept et projets de fond. Une feuille de route en trois phases fixe l’ordre, en commençant par les prérequis sur les données.
Koïno a ensuite étudié, avec l’informatique et le responsable de la sécurité de Mobilis, les modèles d’IA disponibles dans l’environnement du client et la façon de masquer les données sensibles avant tout envoi à un modèle. L’informatique du client a choisi de rester dans Microsoft Copilot : ses nouvelles « compétences » enchaînent des étapes avec une validation humaine à chacune.
De la liste des cas d’usage au premier cas en construction
- 36 cas d’usageLa liste dressée par les équipes Stratégie et Finance
- Entretiens par processusLe travail réel, ses irritants et ses sources de données
- Audit et classementGains rapides, preuves de concept, projets de fond
- Cadre de sécuritéOutil et modèles validés avec l’informatique et la sécurité
- Compétences CopilotDes étapes enchaînées, chacune relue par l’analyste
- Reporting trimestrielLe premier cas retenu, en constructionSept rapportsFeuille de routePremier cas
Où en est le projet ?
L’audit est terminé et livré : sept rapports par processus, la cartographie des cas d’usage et une feuille de route en trois phases. Les cas faisables dans Copilot sont identifiés, parmi lesquels l’aide à la rédaction des lettres de mission, les contrôles de cohérence entre livrables et les graphiques produits à partir d’Excel. Après plusieurs itérations sur la feuille de route, le reporting trimestriel a été choisi en priorité avec l’équipe.
La phase de construction s’ouvre sur ce reporting, dans Copilot Cowork : les équipes de Mobilis arrêtent le processus cible, l’informatique ouvre les accès, puis Koïno construit les premières étapes. Chacune garde un point de contrôle humain, pour que l’analyste sache d’où vient chaque élément du document. Aucun gain n’est encore mesuré : les indicateurs prévus au contrat seront relevés une fois le cas en service.
Ce que nous en retenons
Dans un environnement aussi encadré, l’outil se choisit avec l’informatique et la sécurité dès le cadrage, avant de classer les cas d’usage : un cas bien noté sur le papier ne sert à rien s’il ne peut pas tourner dans l’outil validé.
Rédigé par
Maxence MorinCofondateur et président de Koïno, expert en IA
Il porte la technique et les opérations de Koïno : il conçoit et met en production des agents et des automatisations pour les entreprises, publie avec des écoles et des laboratoires d’IA, et intervient régulièrement sur l’IA en entreprise.
Son profil LinkedInQuestions sur ce cas
Ce qu’on nous demande le plus souvent à propos de ce projet.
Par où commencer un projet d’IA dans un family office ?
Par les processus, pas par l’outil. Chez Mobilis AFM, Koïno a repris les 36 cas d’usage listés par les équipes, mené un atelier de découverte et des entretiens avec les responsables de chaque processus, puis classé chaque cas en gain rapide, preuve de concept ou projet de fond. Sept rapports, un par processus, et une feuille de route en trois phases ont permis de choisir un premier cas avec l’équipe : le reporting trimestriel.
Peut-on utiliser l’IA sur des données aussi confidentielles que celles d’un family office ?
Oui, à condition de travailler dans le cadre fixé par l’informatique et la sécurité. Chez Mobilis AFM, les données restent dans l’environnement Microsoft du client, hébergé en France, et chaque outil d’IA passe devant un comité interne avant tout usage. Koïno a recensé avec l’informatique les modèles disponibles dans cet environnement et étudié la façon de masquer les données sensibles avant tout envoi à un modèle.
Pourquoi rester dans Microsoft Copilot plutôt qu’adopter une plateforme dédiée ?
Parce que l’outil doit être validé par l’informatique du client pour durer. Koïno a proposé à Mobilis AFM une plateforme centralisée hébergée sur son Azure ; l’informatique ne l’a pas retenue et a préféré Microsoft Copilot, déjà en place. Ses nouvelles « compétences » enchaînent des étapes avec une validation humaine à chacune, ce qui suffit pour les premiers cas, dont le reporting trimestriel. Les cas plus lourds attendront une autre solution, validée à son tour.
Que reçoivent les équipes à la fin de l’audit ?
Un rapport par processus et une feuille de route. Chez Mobilis AFM, les sept rapports décrivent le déroulé réel du travail, des éléments chiffrés et les opportunités classées en gains rapides, preuves de concept et projets de fond, avec les points de vigilance. La feuille de route ordonne les chantiers en trois phases et commence par les prérequis sur les données, comme le rangement de SharePoint, avant toute construction.
Peut-on appliquer la même méthode à d’autres métiers d’un family office ?
Oui. La mission de Mobilis AFM porte sur ses équipes Stratégie et Finance, mais la démarche vaut pour d’autres métiers qui produisent des documents à partir de sources dispersées : juridique, conformité, suivi patrimonial. On part de la liste des cas d’usage, on observe le travail réel, on vérifie ce que l’outil validé permet, puis on construit un premier cas avec des points de contrôle humains avant d’en ajouter d’autres.