Piper-Heidsieck Champagne

Automatisation du cycle de facturation pour Piper-Heidsieck : déploiement d’un workflow intelligent sous Power Automate

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Le groupe Piper-Heidsieck, acteur historique du champagne premium, a entrepris un projet de digitalisation du processus de facturation client au sein de sa filiale CHS (Charles Heidsieck Selection).

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L’objectif : automatiser de bout en bout la génération, le routage et l’envoi des factures issues de l’ERP Business Central, en s’appuyant sur la Power Platform de Microsoft, et notamment Power Automate.

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Le résultat : un workflow intelligent capable de gérer les règles métier (envoi, impression, archivage) en toute autonomie, réduisant les tâches manuelles de 80 % et garantissant la traçabilité totale des échanges clients.

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1. Contexte et objectifs business

Le secteur des vins et spiritueux haut de gamme exige une précision logistique et administrative irréprochable.
Chez Piper-Heidsieck Champagne, la filiale CHS (Charles Heidsieck Selection) gère des centaines de clients à travers le monde, chacun avec ses canaux de facturation (papier ou numérique), ses règles de gestion et ses contraintes fiscales.

Jusqu’en 2025, la production et l’envoi des factures reposaient partiellement sur des interventions manuelles. Malgré un flux automatisé sous Power Automate pour générer les PDF depuis l’ERP Business Central, l’envoi d’emails, la logique d’impression et l’archivage restaient fragmentés.

L’équipe IT a donc engagé un projet de refonte globale du processus de facturation, avec trois objectifs clairs :

• Centraliser et automatiser la distribution des factures selon le profil client (email / impression).
• Réduire le temps de traitement administratif et les coûts d’impression.
• Améliorer la traçabilité et la fiabilité du cycle de facturation.

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2. Problématique / enjeux

Avant le projet, plusieurs freins ralentissaient le processus :

• Manque d’intégration entre Business Central, Primus et Power Automate.
• Risque d’erreurs humaines dans l’envoi manuel des factures (mauvais client, oubli d’email, doublon).
• Multiplicité des formats et circuits d’impression, non adaptés à un environnement multicanal.
• Difficulté à auditer les envois : aucune base centralisée ne retraçait l’état des factures envoyées ou imprimées.

Ces contraintes impactaient directement la performance du back-office et la satisfaction client.
La direction IT souhaitait un système intelligent et conditionnel, capable d’adapter automatiquement les modes d’envoi et d’impression selon la disponibilité des informations client.

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3. Approche et solution mise en place

3.1 Diagnostic & cadrage fonctionnel

Une phase initiale d’audit a permis de cartographier le cycle complet de la facturation :
de la génération du PDF dans Business Central jusqu’à la transmission client.
Les équipes ont défini un modèle de workflow universel, basé sur Power Automate, capable de piloter :

• la génération des factures,
• le contrôle des adresses emails,
• l’envoi automatique via la messagerie d’entreprise,
• la gestion conditionnelle de l’impression,
• et l’archivage traçable.

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3.2 Architecture technique

Le workflow Power Automate agit comme un orchestrateur central du cycle de facturation.
Il interagit avec :

• Microsoft Dynamics 365 Business Central (source des données de facturation),
• la surcouche Primus,
• Power Automate connectors (Office 365, SharePoint, SMTP),
• et les systèmes internes d’impression et d’archivage.

Chaque étape du processus est automatisée :

1. Détection d’une nouvelle facture dans Business Central.
2. Génération et renommage du PDF (ajout d’un suffixe type _mail.pdf).
3. Branchement conditionnel :
   • Si l’adresse email client existe → envoi automatique avec objet personnalisé :
     “Facture N°XXX – Nom du client”.
   • Sinon → impression double et archivage.
4. Journalisation dans une base SharePoint ou SQL pour assurer le suivi.

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3.3 Stack utilisée

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3.4 Déploiement & test

Le projet a suivi un cycle agile en trois sprints :

• Recette technique en environnement sandbox,
• Tests de performance (multi-factures simultanées),
• Déploiement progressif en production, avec monitoring et alerting intégrés.

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4. Résultats mesurables

Outre les gains chiffrés, la solution a permis une meilleure expérience utilisateur interne, et une réactivité accrue vis-à-vis des clients finaux.

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5. Retour d’expérience et enseignements

Ce qui a fonctionné

• Réutilisation du flux Power Automate existant, optimisé avec des branches conditionnelles.
• Implémentation rapide grâce à la Power Platform, sans développement lourd.
• Traçabilité des envois et suivi des logs dans SharePoint.

Points d’attention

• Vérification du format des emails clients avant envoi.
• Gestion des cas d’échec (fallback vers impression).
• Optimisation des temps de traitement PDF pour gros volumes.

Enseignements

Ce cas illustre comment l’automatisation intelligente, même sur un processus simple, crée un levier de performance opérationnelle et de résilience IT.
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Le modèle Power Automate + ERP Business Central peut être généralisé à d’autres flux administratifs : bons de livraison, relances, confirmations de commande, etc.

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6. Conclusion

Le projet mené chez Piper-Heidsieck Champagne / CHS dépasse la simple automatisation d’un envoi de facture :
il s’inscrit dans une démarche de digitalisation du back-office et d’orchestration intelligente des processus financiers.

En combinant Power Automate, Business Central et une logique de workflow conditionnel, l’équipe a industrialisé un maillon clé du cycle de facturation.
Résultat : moins d’effort, plus de contrôle, une réduction de coûts significative, et une infrastructure prête pour de futures automatisations IA / DataOps.

Ce cas d’usage illustre parfaitement la transition vers un ERP augmenté par l’automatisation — une étape essentielle dans la transformation digitale du secteur du champagne.

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FAQ

Q1. Pourquoi choisir Power Automate pour automatiser un processus ERP ?
Power Automate s’intègre nativement avec Business Central, Outlook et SharePoint, permettant une automatisation rapide, sans développement lourd, et une supervision complète.

Q2. Ce type de solution peut-il être étendu à d’autres processus ?
Oui : le même modèle s’applique aux relances, bons de livraison, bons de commande ou communications clients automatisées.

Q3. Quels sont les bénéfices clés d’un tel projet ?
Gain de productivité, réduction des coûts, fiabilité accrue, et amélioration de l’expérience client interne comme externe.

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