Compagnie de Phalsbourg, immobilier
Fiabiliser les données des baux et les rapprochements comptables
À la Compagnie de Phalsbourg, les règles de facturation des locataires dormaient dans des baux PDF, hors de l’ERP, et la comptabilité rapprochait à la main les encaissements avec Sage. Depuis avril 2026, Koïno construit une base tirée des baux et des rapprochements automatisés, que l’équipe valide dans une interface.
Par Maxence Morin, cofondateur de KoïnoPublié le Mis à jour le
En bref
La Compagnie de Phalsbourg, foncière de centres commerciaux, travaille avec Koïno depuis avril 2026 sur deux chantiers financiers. Le premier extrait de ses baux PDF, environ 960 baux actifs et leurs avenants, les données qui fixent la facturation : loyers, charges, surfaces, exonérations. Le second rapproche les encaissements, les virements et les prélèvements avec la comptabilité Sage ; l’équipe valide chaque proposition dans une interface. Le tout tourne sur n8n, et Claude d’Anthropic lit les baux. Le projet est en cours ; ses gains ne sont pas encore mesurés.
La base des baux de la Compagnie de Phalsbourg est une table structurée, une ligne par bail ou avenant, alimentée par la lecture automatique des baux PDF déposés dans SharePoint, et pensée comme la référence des données de facturation.
Quel problème fallait-il résoudre chez Compagnie de Phalsbourg ?
La Compagnie de Phalsbourg est une foncière qui conçoit, possède et gère des centres commerciaux en France. Ses revenus reposent sur environ 960 baux actifs et leurs avenants, des documents de 50 à 200 pages, signés et rangés en PDF dans SharePoint. Loyer fixe, loyer variable et son plafond, charges, surfaces, exonérations : toutes les règles qui servent à facturer les locataires sont dans ces textes, et nulle part ailleurs sous une forme exploitable.
L’ERP de gestion locative contenait, lui, des données qui ne concordaient pas toujours avec les baux. Deux sources se contredisaient, avec un risque de sous-facturation, et la migration vers un nouvel ERP ne pouvait pas partir d’une base sûre. En parallèle, la comptabilité et la gestion locative rapprochaient chacune de leur côté, sur Excel, les encaissements de plus de 1 000 locataires avec les écritures de Sage. Un travail manuel, refait à chaque échéance.
Qu’a construit Koïno pour Compagnie de Phalsbourg ?
Koïno a commencé par les baux, sur un échantillon de 30 baux choisis par le chef de projet SI pour leur diversité : centres, dates, types de locataires. Chaque PDF déposé dans SharePoint passe par la reconnaissance de caractères, puis Claude d’Anthropic en extrait les attributs, rangés dans une base à raison d’une ligne par bail ou avenant. La méthode tient en trois passes : valider les colonnes sur l’échantillon, vérifier sur une centaine de baux, puis traiter l’ensemble.
Le second chantier porte sur la comptabilité. Koïno construit sur n8n un moteur qui propose, pour chaque encaissement, l’écriture Sage correspondante, puis rapproche les virements SEPA et les prélèvements du logiciel de gestion locative. L’équipe comptable valide ou corrige dans une interface. S’y ajoutent une comparaison du chiffre d’affaires entre Sage et le logiciel de gestion locative, un assistant qui répond dans Teams aux questions sur les données, et un agent qui prépare les champs manquants des factures fournisseurs.
Des baux et des relevés jusqu’à la validation comptable
- Baux et écrituresBaux PDF dans SharePoint, encaissements et écritures de Sage
- Lecture des PDFReconnaissance de caractères sur chaque bail et chaque avenant
- Extraction par ClaudeLoyers, charges, surfaces et exonérations, bail par bail
- RapprochementChaque encaissement proposé face à son écriture comptable
- Validation humaineL’équipe comptable confirme ou corrige dans une interface
- Une référence communeDes données de baux et des rapprochements prêts pour SageBase des bauxRapprochements validésRéponses dans Teams
Où en est le projet ?
Le projet est en cours. Il a démarré en avril 2026 sur l’échantillon de baux, puis s’est élargi en juillet à une seconde phase : rapprochements comptables, comparaison du chiffre d’affaires, assistant de questions dans Teams. Un ingénieur de Koïno spécialiste de n8n travaille aux côtés du chef de projet SI de la foncière, et les sujets sont priorisés ensemble chaque mois.
Aucun gain n’est publié à ce stade. Le volume rapproché chaque mois, la part validée sans correction et le temps regagné par l’équipe comptable restent à mesurer dans l’outil. La base des baux doit servir à vérifier la facturation des locataires et à préparer la reprise des données dans le futur ERP de gestion locative.
Ce que nous en retenons
Sur des documents longs et hétérogènes, on fixe les colonnes sur un petit échantillon choisi pour sa diversité avant de passer à l’échelle : un attribut oublié coûte peu à corriger sur 30 baux, beaucoup sur 960.
Rédigé par
Maxence MorinCofondateur et président de Koïno, expert en IA
Il porte la technique et les opérations de Koïno : il conçoit et met en production des agents et des automatisations pour les entreprises, publie avec des écoles et des laboratoires d’IA, et intervient régulièrement sur l’IA en entreprise.
Son profil LinkedInQuestions sur ce cas
Ce qu’on nous demande le plus souvent à propos de ce projet.
Comment extraire les données de baux commerciaux en PDF avec l’IA ?
En trois temps. Les baux déposés dans SharePoint passent par la reconnaissance de caractères, qui transforme le PDF signé en texte. Un modèle d’IA, ici Claude d’Anthropic, lit ce texte et remplit une ligne par bail ou avenant : loyer fixe, loyer variable, charges, surfaces, exonérations, dates. Une personne du métier relit ensuite la structure proposée. À la Compagnie de Phalsbourg, chaque avenant est relié à son bail pour reconstituer l’historique du contrat.
Par où commencer quand on a des centaines de baux à structurer ?
Par un échantillon de 30 baux, choisis pour être aussi différents que possible : centres, dates, types de locataires. On en tire la liste des colonnes, validée avec le chef de projet et les équipes métier. On vérifie ensuite sur une centaine de baux, qui font apparaître les attributs non anticipés, avant de traiter l’ensemble. C’est la démarche suivie à la Compagnie de Phalsbourg, où les baux font de 50 à 200 pages.
L’IA décide-t-elle seule des rapprochements comptables ?
Non. Le moteur propose, pour chaque encaissement, l’écriture Sage qui lui correspond, et l’équipe comptable valide ou corrige dans une interface dédiée. Rien n’est passé en comptabilité sans cette validation. La même règle vaut pour les factures fournisseurs : l’agent prépare les champs manquants, comme les axes analytiques, et le comptable décide avant la saisie.
Peut-on appliquer la même méthode à d’autres contrats ?
Oui. La chaîne vaut pour tout ensemble de documents où les règles qui comptent sont écrites dans le texte : engagements fiscaux, conventions avec des collectivités, contrats de prestataires. On garde le même ordre : un échantillon varié, des colonnes validées par le métier, une montée en volume par étapes, puis une base mise à jour à chaque nouveau dépôt. Une foncière, un gestionnaire d’actifs ou un bailleur ont le même besoin de données de baux fiables.