Beachcomber Tours, tourisme
Trouver vite la bonne information et préparer la réponse au client
Chez Beachcomber Tours, l’équipe de réservation cherchait dans de multiples sources les règles des compagnies aériennes et les conditions des prestations sur place, puis rédigeait une à une les réponses aux demandes reçues par e-mail. Koïno a livré un assistant qui répond en langage courant à partir de ces données tenues à jour, et qui prépare dans Outlook un brouillon de réponse que l’équipe relit avant de l’envoyer.
Par Maxence Morin, cofondateur de KoïnoPublié le Mis à jour le
En bref
Beachcomber Tours, tour-opérateur haut de gamme spécialiste de la Polynésie, de l’île Maurice et du Moyen-Orient, utilise depuis début 2026 un assistant construit par Koïno. Il répond en langage courant aux questions de l’équipe de réservation sur les règles des compagnies aériennes, relevées chaque semaine, et sur les documents des prestations terrestres. Il prépare aussi dans Outlook des brouillons de réponse aux demandes de devis, que l’équipe relit avant envoi. Koïno assure la maintenance de l’outil. Aucun gain chiffré n’a encore été mesuré.
L’assistant de Beachcomber Tours est un outil de questions et réponses construit par Koïno sur les données de voyage du tour-opérateur, règles des compagnies aériennes et documents des prestations terrestres, complété par un module qui rédige des brouillons de réponse aux e-mails dans Outlook.
Quel problème fallait-il résoudre chez Beachcomber Tours ?
Beachcomber Tours est un tour-opérateur haut de gamme, spécialiste de la Polynésie, de l’île Maurice et du Moyen-Orient. Pour bâtir un voyage, l’équipe de réservation croise des données venues de sources multiples : sites des compagnies aériennes, plateformes de réservation, fiches des hôtels, documents des prestataires sur place. Certaines informations ne sont pas en ligne et doivent être demandées par e-mail. Et les règles des compagnies évoluent sans cesse, difficiles à suivre en temps réel.
Le service client par e-mail pèse lourd. Chaque demande de devis appelle une réponse rédigée à la main, et une partie des messages reçus sort du sujet. Retrouver la bonne règle de bagage ou la bonne condition d’une prestation prenait du temps à chaque dossier, sur plusieurs destinations, avec une équipe répartie entre Paris et l’île Maurice.
Qu’a construit Koïno pour Beachcomber Tours ?
Koïno a livré l’outil en trois briques. La base aérienne relève chaque semaine, sur les sites des compagnies, les règles à jour, avec une interface d’administration qui signale les erreurs de collecte. L’équipe l’interroge en langage courant. La base terrestre fait de même avec les documents internes des prestations sur place, récupérés sur le serveur du tour-opérateur. Chaque réponse s’appuie sur ces données, pas sur la mémoire générale du modèle.
La troisième brique lit les demandes de devis qui arrivent par e-mail et prépare dans Outlook un brouillon de réponse, nourri par les mêmes données. Rien ne part sans l’équipe : elle relit, corrige et envoie. Après la livraison, Koïno a repris pendant l’été 2026 les réglages de recherche de la base terrestre, à partir de questions réelles posées par l’équipe, puis corrigé l’affichage des brouillons dans Outlook.
Des sources de voyage au brouillon de réponse, relu par l’équipe
- Sources de voyageSites des compagnies, documents des prestations, e-mails reçus
- Mise à jourRègles aériennes relevées chaque semaine, erreurs signalées
- Recherche et réponseUne réponse en langage courant, tirée des données à jour
- Brouillon d’e-mailUne réponse préparée pour chaque demande de devis
- Relecture humaineL’équipe vérifie, corrige et envoie depuis Outlook
- Réponses aux clientsL’information retrouvée vite, la réponse déjà rédigéeRéponses dans l’assistantBrouillons dans Outlook
Qu’est-ce qui est livré, et qu’est-ce qui suit ?
L’outil est livré. La base aérienne et la base terrestre répondent aux questions de l’équipe de réservation, et les brouillons de réponse aux demandes de devis sont utilisés dans Outlook. La construction s’est faite brique par brique, chacune livrée puis testée par l’équipe avant la suivante. La mission de construction est close ; Koïno assure désormais la maintenance de l’outil et livre des correctifs au fil des retours de l’équipe.
Aucun gain chiffré n’a été mesuré à ce stade. Après les corrections de l’été 2026, l’équipe de réservation constate de meilleures recherches, et Beachcomber Tours a donné son accord pour y ajouter les fichiers Excel de ses prestataires : excursions, vols domestiques, croisières. L’objectif est que l’assistant couvre toute l’offre vendue, et pas seulement les documents déjà intégrés.
Ce que nous en retenons
Un assistant qui répond à partir de documents se juge sur les vraies questions de l’équipe, avec le fichier source à côté de chaque réponse : c’est ce jeu de questions réelles, et non une démonstration, qui permet de corriger la recherche.
Rédigé par
Maxence MorinCofondateur et président de Koïno, expert en IA
Il porte la technique et les opérations de Koïno : il conçoit et met en production des agents et des automatisations pour les entreprises, publie avec des écoles et des laboratoires d’IA, et intervient régulièrement sur l’IA en entreprise.
Son profil LinkedInQuestions sur ce cas
Ce qu’on nous demande le plus souvent à propos de ce projet.
Comment un tour-opérateur peut-il utiliser l’IA pour répondre aux demandes de devis ?
En lui faisant préparer les brouillons, pas envoyer les réponses. Chez Beachcomber Tours, l’outil lit chaque demande de devis reçue par e-mail et rédige dans Outlook un brouillon nourri par les données du tour-opérateur : règles des compagnies aériennes, documents des prestations sur place. L’équipe de réservation relit, corrige si besoin, puis envoie. Le gain vient du temps de recherche et de rédaction, et la décision reste à l’agent de voyage.
L’assistant envoie-t-il des e-mails sans validation ?
Non. Le module prépare des brouillons dans Outlook ; aucun message ne part sans qu’une personne de l’équipe l’ait relu et envoyé. C’était un choix de départ, écrit dans la proposition de Koïno : vérifier d’abord les réponses en gardant l’envoi manuel. Les corrections apportées ensuite ont porté sur l’affichage des brouillons dans Outlook, par exemple le marquage du message auquel on a répondu.
Comment garder à jour les règles des compagnies aériennes ?
Par une collecte automatique chaque semaine. Chez Beachcomber Tours, la base aérienne va chercher sur les sites des compagnies les règles en vigueur et les range dans une base que l’assistant interroge. Une interface d’administration montre ce qui a été collecté et signale les erreurs, par exemple une page qui a changé de format. L’équipe pose ses questions en langage courant, sans ouvrir chaque site.
Que faire quand l’assistant répond mal ?
Partir des vraies questions de l’équipe. Chez Beachcomber Tours, des réponses imprécises sur la base terrestre ont été remontées au printemps 2026. L’équipe a transmis des exemples de questions, avec les réponses obtenues et les fichiers sources. Koïno a analysé ces cas et repris les réglages de recherche pendant l’été. En septembre 2026, l’équipe de réservation constatait de meilleures recherches.
Peut-on appliquer la même approche à une agence de voyages ?
Oui, dès que l’information utile est dispersée entre des sites, des documents de prestataires et des e-mails. La méthode reste la même : rassembler et tenir à jour les sources, laisser l’équipe interroger la base en langage courant, préparer les réponses en brouillon. Les fichiers Excel des prestataires, fréquents dans le voyage, demandent un traitement propre à chaque format : c’est la prochaine étape chez Beachcomber Tours.