1 - INTRODUCTION
Chez koïno, la sécurité de vos informations personnelles est une priorité absolue.
Notre engagement se concentre sur la collecte des seules données nécessaires pour fournir un service de qualité supérieure, tout en garantissant leur confidentialité et sécurité. Cela inclut notre coopération avec des fournisseurs tiers et la mise en place de moyens facilitant la gestion de vos droits sur ces informations.Les termes utilisés avec une majuscule dans ce document sont définis selon les termes des Conditions Générales d’Utilisation de koïno.
Notre principale promesse est l’adhésion aux lois en vigueur concernant la protection des données personnelles.Nous adhérons strictement aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ainsi qu'à la législation nationale applicable dans les pays où nous exerçons nos activités. Cela inclut le respect de la loi “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 révisée en France.
Ce document explique notre approche vis-à-vis de vos données personnelles. Il décrit les types de données personnelles que nous collectons, leur utilisation, leur partage éventuel, ainsi que vos droits relatifs à ces données. Cette politique concerne tous les utilisateurs des services koïno. Nous vous invitons à la consulter attentivement pour une parfaite compréhension, sachant que nous avons veillé à sa simplicité et à sa clarté.
Notre objectif est de vous fournir les informations de la manière la plus transparente possible.Cependant, si certains termes comme “vigilance”, “freelance”, “cookie”, ou “affacturage” vous sont étrangers, notre glossaire en fin de document pourra vous éclairer.
Pour toute question ou demande de précision, notre équipe dédiée à la protection des données (DPO) est à votre disposition à l'adresse suivante : contact@koino.fr
Des outils dédiés à la gestion de vos données personnelles et à la sauvegarde de leur confidentialité et sécurité sont accessibles dans notre Centre de protection des données, disponible ici : https://www.koino.fr/privacy.
Entrée en vigueur :
La présente Charte de protection des données révisée est effective pour tous les utilisateurs actifs depuis le 5 octobre 2021. Nous nous réservons le droit de modifier cette charte à n'importe quel moment. La version la plus récente régira notre utilisation de vos informations et sera toujours consultable à l'adresse suivante : https://www.koino.fr/privacy.
En cas de modifications importantes de cette charte, nous vous en informerons via l'email que vous avez fourni lors de votre inscription sur notre site.
2. Responsable du Traitement des Données : koïno
koïno, une société par actions simplifiée, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 902 834 365 R.C.S. Paris, avec son siège social situé au 9 Rue de La Pierre Levée, 75011 Paris, est responsable du traitement des données personnelles collectées via ses services.
3. Coordonnées de notre Délégué à la Protection des Données (DPO)
Pour toute question concernant la gestion de vos données personnelles par koïno ou pour exercer vos droits relatifs à l'accès, la rectification, l'opposition, la suppression, la limitation du traitement, la portabilité des données, ou la gestion de vos informations après votre décès, veuillez contacter notre DPO :
Par email à l’adresse : contact@koino.fr
Par courrier postal adressé à : DPO, koïno, 9 Rue de La Pierre Levée, 75011 Paris
4.1 Informations Concernant les Professionnels Indépendants
Chez koïno, nous précisons lors de la collecte si la fourniture de certaines données est obligatoire ou facultative.
Type de Collecte
Informations Personnelles Fournies par l'Indépendant : Nom, prénom, date et lieu de naissance, genre (optionnel), numéro de téléphone, email, catégorie professionnelle, géolocalisation lors de la connexion, nationalité, adresse postale, et, si applicable, numéro d'identification national officiel.
Échanges avec Notre Équipe : Correspondances par email, enregistrements des appels (date, durée), résumés des échanges pour le suivi et l'accompagnement.
Informations Professionnelles : Expériences, compétences, portfolio, préférences de missions.
Structure Juridique : Nom de l'entreprise, forme juridique, informations sur le représentant légal, documents légaux relatifs à la structure de l'entreprise.
Informations Bancaires : Relevé d'Identité Bancaire (RIB).
Usage du site : Données de navigation (cookies, adresse IP), informations sur les transactions, recommandations reçues, usage de la messagerie sécurisée (identification des utilisateurs, date/heure des messages, contenu si nécessaire).
4.2 Données Concernant les Représentants des Clients
Nous clarifions la nécessité de chaque donnée lors de sa collecte.
Type de Collecte
Informations Personnelles : Nom, prénom, date de naissance, genre, email, informations fournies par le client ou ses représentants lors de l'utilisation des services de koino.
Informations Générales sur l'Entreprise : Secteur d'activité, nombre d'employés, logo.
Structure Juridique et Informations Bancaires : Détails de facturation, contact de la comptabilité, relevé d'identité bancaire.
Retours sur les Missions : Avis et commentaires des professionnels indépendants.
Interactions avec Notre Équipe : Correspondances, appels (dates, durées), contenu des échanges si nécessaire.
Usage du site : Données de navigation (cookies, IP), détails des transactions.
4.3 Statistiques d'Utilisation de nos Services
Nous recueillons des données statistiques pour comprendre :
Les retours post-mission (commentaires, notes moyennes). Les statistiques basées sur les données de connexion et de navigation. L'utilisation de notre site, formulaire de contact, et autres modules (devis, contrat, paiement). Les fonctionnalités pour les entreprises (reporting, gestion d'équipes, analyse). Les données commerciales (nombre de missions, volumes d'affaires selon les catégories d'indépendants et de clients).
5. Utilisation des Cookies
Chez koïno, nous employons différents types de cookies : cookies d’authentification, de sécurité, de localisation, liés à la fonctionnalité du site et de nos services, d’analyses et de recherche, ainsi que des cookies utilisés pour la diffusion de publicités ciblées. Vous avez la possibilité de gérer vos préférences concernant les cookies lors de votre première visite sur notre plateforme,
6. Traitement des données
La majorité de vos données personnelles sont traitées par koïno dans le cadre du contrat de service établi lors de votre inscription sur notre site et de l'acceptation de nos conditions générales d'utilisation. Cependant, certaines données peuvent être traitées sur la base de votre consentement, en raison d'obligations légales, ou parce qu'il est dans notre intérêt légitime de les traiter.
Nous collectons vos données afin d'offrir, gérer, sécuriser et améliorer nos services, développer de nouvelles fonctionnalités, et protéger à la fois nos utilisateurs et notre plateforme contre des utilisations frauduleuses.
6.1 Traitement des Données sur la Base de l'Exécution du Contrat de Service
Conformément à notre contrat de service, initié par votre inscription et l'acceptation de nos conditions générales d'utilisation, nous traitons vos données pour :
Tous les Utilisateurs : Offrir l'accès et l'usage des services de koïno, l'accès à vos documents (factures, contrats, etc.) ainsi que la gestion des paiements et des transactions financières par le biais de notre plateforme et nos partenaires financiers, conformément aux obligations légales de lutte contre le terrorisme et le blanchiment d'argent. Nous facilitons également les services d'avance de trésorerie et répondons à vos demandes via notre service client.
7. Destinataires des Données et Transferts Internationaux
Résumé : koïno est le principal destinataire des données personnelles collectées via ses services. Pour offrir certains services et fonctionnalités, nous pouvons être amenés à partager vos informations avec d'autres utilisateurs de notre plateforme ou avec nos partenaires commerciaux, en plus de situations juridiques spécifiques ou de litiges.
Détails du Partage et Transfert de Données :
Nous ne divulguons vos informations personnelles à des tiers que dans les cas suivants :
7.1 Partage avec les Clients : Nous partageons les informations d'identification des professionnels indépendants et, si applicable, celles de leur entreprise, avec les clients lorsqu'une proposition commerciale est envoyée, incluant les documents légaux pertinents au début d'une mission. Il est à noter que certains de ces clients peuvent être basés hors de l'Espace Économique Européen (EEE). Pour ceux dans des pays reconnus par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat, le transfert est simplifié. Pour les autres, des mesures spécifiques, telles que l'adoption de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, sont mises en place pour assurer la sécurité des données.
7.2 Partage avec Partenaires et Prestataires :
Pour le traitement externe nécessaire, vos données peuvent être transmises à nos partenaires de confiance, tels que des sous-traitants agissant en notre nom. Ces partenaires traitent vos données selon nos directives et dans le respect de notre charte de confidentialité, tout en appliquant des mesures de sécurité adéquates.
a) Localisation des Données : Nos serveurs de données sont exclusivement situés en Europe pour garantir leur protection. Dans de rares cas, nos fournisseurs basés en dehors de l'EEE peuvent nécessiter un transfert de données en dehors de cet espace. Nous nous assurons alors du respect des exigences de protection des données équivalentes à celles de l'UE, notamment en utilisant des outils de transfert approuvés comme les clauses contractuelles types.
b) Liste de nos Prestataires : Nous engageons à fournir une liste transparente de nos partenaires et sous-traitants, incluant, le cas échéant, les liens vers leurs politiques de confidentialité, les contacts pour toute question de protection des données, la finalité de leur intervention, la localisation des données traitées, et les mécanismes de transfert mis en œuvre pour sécuriser les données lorsque celles-ci sont traitées ou transférées hors de l'EEE.
7.3 Liste des prestataires :
Typeform
VideoAsk
Discord
Axeptio
Brevo
Lusha
Kapsr
Calendly
Google Workspace
8. Durée de Conservation et Critères de Détermination
koïno s'engage à conserver vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées ainsi que pour respecter nos obligations légales et réglementaires :
Pour les Utilisateurs Ayant Réalisé des Missions : Nous conservons vos informations de facturation pendant 10 ans après la clôture ou la suppression de votre compte utilisateur. Cette mesure répond à nos obligations en matière comptable, de paiement des charges sociales, ainsi qu'à nos obligations légales de déclaration et de conservation de documentation vis-à-vis des autorités fiscales.
Pour les Professionnels Indépendants : Afin de satisfaire aux exigences légales en matière de vigilance imposées aux clients, koïno conserve la documentation légale permettant la vérification de l'entreprise des freelances pour une durée de 10 ans.Dans certains cas spécifiques, vos données personnelles pourraient être conservées pour des périodes plus longues si l'une de ces conditions est plus étendue : (i) la durée nécessaire pour le service ou l'activité concerné ; (ii) toute période de conservation imposée par la loi ; ou (iii) le délai de prescription pendant lequel une action en justice pourrait être initiée pour défendre nos intérêts.
9. Sécurité des Données
Pour assurer la protection des données personnelles, koïno adopte des mesures techniques et organisationnelles adéquates visant à préserver la sécurité, la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de nos systèmes d'information et de vos données :
Chiffrement : Nous utilisons la technologie SSL pour chiffrer la majorité de nos services.
Vérification d'Identité : Nous validons votre adresse email lors de la création de votre compte pour renforcer la sécurité de vos données.
Audits de Sécurité : Des audits internes sont régulièrement menés concernant la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physiques, pour empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes.
Accès Limité : Seuls les employés et prestataires de koïno nécessitant d'accéder à vos données personnelles pour accomplir leur travail en notre nom y ont accès. Ces individus sont tenus à des obligations strictes de confidentialité et peuvent être soumis à des sanctions disciplinaires, incluant le licenciement, en cas de violation de ces obligations.
10. Vos Droits en Matière de Protection des Données
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la loi française "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, et aux autres législations nationales applicables dans les pays où koïno opère, vous bénéficiez de plusieurs droits détaillés ci-dessous :
Pour plus d'informations sur chacun de vos droits et les modalités de leur exercice, veuillez visiter notre centre de protection des données à l'adresse www.koino.fr/privacy
10.1 Droit d'Accès
Vous avez le droit de connaître les données personnelles que koïno détient à votre sujet et, le cas échéant, d'en obtenir une copie, tout en respectant les droits des tiers.
10.2 Droit de Rectification
Si vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier ou de les compléter. Nous vous facilitons l'exercice de ce droit en permettant les modifications directement sur votre profil. Pour d'autres modifications, contactez-nous via notre centre de protection des données ou à contact@koino.fr
10.3 Droit à l'Effacement
Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque leur conservation n'est plus nécessaire ou si leur traitement est illicite. Pour sécuriser votre demande, nous vous invitons à la réaliser personnellement via votre compte.
Notez que la suppression de votre compte n'entraîne pas la disparition immédiate de toutes vos données sur internet, notamment sur les moteurs de recherche. koïno n'est pas responsable du traitement de vos données par des tiers, mais vous pouvez demander le déréférencement directement auprès des moteurs de recherche.
10.4 Droit à la Limitation du Traitement
Vous avez la possibilité de demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances, telles que la contestation de l'exactitude des données ou en cas d'opposition au traitement.
10.5 Droit d'Opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons légitimes, notamment pour l'envoi de communications commerciales. koïno respectera votre choix et vous permet de gérer vos préférences via notre centre de protection des données.
10.6 Droit à la Portabilité
Ce droit vous permet de récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine pour les transférer à un autre responsable du traitement.
10.7 Droit de Retrait du Consentement
Si le traitement de vos données est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment, sans affecter la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.
10.8 Directives Post-Mortem
En France, vous avez le droit de définir des directives concernant le sort de vos données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être générales ou particulières.
10.9 Droit de RéclamationVous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autre autorité de protection des données compétente.
